Un oficial concierge al frente de su edificio
El mostrador del lobby de una torre de oficinas es un pequeño centro de operaciones. Los inquilinos pasan con el café en la mano. Las visitas llegan a sus reuniones y necesitan un pase. Los mensajeros piden una firma. Un contratista necesita subir a la azotea. Alguien tiene que mantener todo en movimiento y saber quién está en el edificio en cada momento.
Ese es el trabajo de un oficial de seguridad tipo concierge. En VWF reclutamos, evaluamos y capacitamos oficiales sin armas para edificios de oficinas comerciales que llevan al lobby corporativo la cortesía de una buena recepción de hotel. Tratan con el mismo respeto al socio de un bufete que al repartidor, y hacen cumplir las reglas del edificio sin que nadie se sienta mal recibido.
Nuestro equipo directivo suma más de 30 años de experiencia en seguridad para la hotelería, y esa vocación de servicio es lo que traemos a las oficinas. Los inquilinos pagan por una dirección de prestigio. La primera impresión en el lobby forma parte de lo que pagan, igual que la sensación de que el edificio está bien administrado.
Un día en el mostrador del lobby
Antes de que lleguen los primeros inquilinos, el oficial de la mañana revisa la lista de visitas del día, las entregas previstas y las órdenes de trabajo de contratistas que envió la administración. Comprueba que las puertas y los lectores de acceso funcionan y que no quedó nada pendiente en la bitácora de la noche.
La hora de entrada se trata de rapidez y de reconocer a la gente. El oficial saluda por su nombre a los inquilinos de siempre y mantiene la fila en movimiento. Las visitas se registran, el oficial confirma cada una con la empresa anfitriona y entrega un pase. Si alguien no está en la lista, llama al inquilino mientras la persona espera cómoda en la sala. Nadie se queda parado frente al mostrador sin saber qué sigue.
Al mediodía llegan el movimiento del almuerzo, los pedidos de comida y un flujo constante de mensajeros. El oficial envía los paquetes al cuarto de correspondencia o los guarda en el mostrador según la política del edificio, y no deja subir a los repartidores a los pisos de oficinas a menos que el inquilino baje o autorice la visita.
Por la tarde recorre las áreas comunes, las escaleras, la entrada del garaje y el muelle de carga, y verifica que los contratistas estén trabajando donde indica su orden. Fuera de horario el puesto cambia. El oficial atiende las entradas tardías, anota a quien se queda trabajando, revisa que las puertas comunes queden cerradas a medida que el edificio se vacía y redacta el reporte diario para la administración.
El equilibrio entre inquilinos, visitas y seguridad del edificio
La seguridad de oficinas es un ejercicio de equilibrio. Los inquilinos quieren entrar rápido y con buen trato. Sus visitas esperan una bienvenida cordial y sin confusiones. La administración quiere saber con exactitud quién estuvo en el edificio y a qué hora. Nuestros oficiales tienen las tres cosas presentes, y las órdenes de puesto les indican cómo darle peso a cada una en su propiedad.
- Control de visitas: registro, confirmación con el inquilino anfitrión, pases de visitante y constancia de entradas y salidas
- Atención a inquilinos: reconocer a los habituales, guardar paquetes, ayudar con el acceso fuera de horario y comunicar avisos del edificio
- Control de contratistas y proveedores: verificar órdenes de trabajo contra las listas de la administración y acompañarlos cuando las reglas lo pidan
- Entregas y mensajeros: dirigirlos al cuarto de correspondencia o al muelle de carga y mantener despejado el lobby
- Rondas programadas por áreas comunes, garajes, escaleras y muelles de carga
- Reportes diarios de actividad para la administración, con cualquier novedad señalada el mismo día
- Apoyo durante simulacros y alarmas de incendio, siguiendo el plan de seguridad humana del edificio
Elija la presentación de cada puesto
Los lobbies corporativos suelen pedir una imagen pulida, pero el lobby no es el único puesto de un edificio. Usted decide cómo se presenta el oficial en cada posición.
Traje negro y corbata negra
Va perfecto con lobbies Clase A y con inquilinos de despachos legales, finanzas y corporativos. En el mostrador, el oficial parece parte del equipo de administración.
Presentación táctica
Útil en entradas de garaje, muelles de carga y turnos nocturnos, donde contratistas y visitas tardías necesitan ubicar al oficial de inmediato.
Combinación
Traje en el mostrador del lobby y presentación táctica en el muelle y el garaje. Usted lo define puesto por puesto y nosotros lo dejamos por escrito en las órdenes.
Cómo empezamos con su edificio
Cada edificio tiene su propia mezcla de inquilinos, su sistema de acceso y su estilo de administración. No copiamos órdenes de puesto de una propiedad a otra. Partimos de la suya.
Evaluación del edificio
Nos reunimos con la administración, recorremos lobby, garaje, muelle y pisos comunes, y conocemos su sistema de acceso, la lista de inquilinos y las horas pico.
Órdenes de puesto
Juntos redactamos las instrucciones de cada puesto: manejo de visitas, reglas de entregas, control de contratistas, rutas de ronda y a quién llamar en cada caso.
Selección de oficiales
Elegimos oficiales con el temperamento adecuado para un lobby corporativo y los presentamos a la administración y a los contactos clave de los inquilinos.
Seguimiento regular
La gerencia de VWF se mantiene en contacto con su equipo, revisa los reportes diarios y ajusta el personal cuando llegan inquilinos nuevos, crecen o cambian de horario.
Edificios de oficinas en Miami y más allá
Las oficinas de Miami tienen muchas formas. Están las torres de vidrio de Brickell y el centro de Miami, las oficinas corporativas y los consulados de Coral Gables, y los parques empresariales y centros de distribución de Doral. Cada zona tiene su ritmo. Una torre en Brickell puede recibir mucho movimiento al mediodía y visitantes de toda Latinoamérica. Un campus en Doral puede preocuparse más por los camiones, el estacionamiento y los cambios de turno. Nuestras órdenes de puesto responden al edificio que usted tiene.
VWF tiene su sede en Miami y arma equipos para clientes en cualquier parte del mundo. Un propietario con edificios en varias ciudades puede trabajar con una sola empresa de oficiales de seguridad y un mismo nivel de servicio en todo su portafolio.
Para quién es la seguridad de oficinas comerciales
Nuestro servicio de seguridad para oficinas comerciales funciona en torres de oficinas con varios inquilinos, sedes corporativas de un solo inquilino, edificios de consultorios médicos, espacios de coworking y propiedades de uso mixto donde las oficinas están sobre locales comerciales o un hotel. También es una buena opción para administradoras que quieren el mismo trato al cliente en todos sus lobbies.
Algunos edificios necesitan menos personal en sitio. Nuestro monitoreo remoto de video puede cubrir horarios o áreas donde no hace falta un oficial. Si prefiere un equipo propio, nuestra consultoría de seguridad le ayuda a escribir procedimientos y a contratar oficiales calificados en su propia nómina. Para una torre de uso mixto con hotel, vea nuestros oficiales de seguridad para hoteles.
¿Listo para hablar de su lobby? Solicite una consulta gratuita y coordinamos un recorrido por el edificio. Si usted es oficial y le gusta el ritmo de una recepción corporativa, postúlese en nuestra página de empleos.